Neue HRworks Version 3.2.241

Ankündigungen zu HRworks

Neue HRworks Version 3.2.241

Beitragvon Dennis Wörner, HRworks am 09.11.16, 14:16

Eine neue HRworks-Version wird in Kürze veröffentlicht. Aktueller Release-Stand: 3.2.241

Um herauszufinden, welche Version Sie derzeit nutzen, sehen Sie bitte im Menü “Eingang/Information” nach.

Folgende Funktionen sind in der HRworks-Version 3.2.241 hinzugefügt worden:

Internationalisierung

Die Belegabrechnung mit landesspezifischer Auszahlungswährung wird für die folgenden Länder ermöglicht:
- Luxemburg
- USA
- Vereinigte Arabische Emirate

Die Erstellung internationaler Organisationseinheiten und Personen wurde bereits im Forumsbeitrag Belgien Schweiz Großbritannien erklärt.

HR Funktionen

Verwalten von Lohn und Gehalt
Die neue Funktion Lohn und Gehalt steht ab dieser Version allen Kunden zur Verfügung.

Verwalten Sie kontinuierliche Zahlungen wie Gehalt und Weihnachtsgeld, oder auch Einmalzahlungen wie Prämien.

Auf der HRworks Homepage Lohn- und Gehaltsverwaltung erhalten Sie Informationen weitere und Screenshots zu dieser Funktion.


Zeiterfassung
Als zweite neue Funktion wird in diesem Update die Zeiterfassung über HRworks ermöglicht.

Diese wird pro Mitarbeiter über die Berechtigung “Arbeitszeit dokumentieren” gesteuert. Ist diese aktiv, kann der Mitarbeiter seine Zeiten erfassen. Diese werden seinem Arbeitsplan sowie den Abwesenheiten gegenübergestellt.

Um die Funktion zu nutzen, benötigen Sie die Rolle Zeiterfassungs-Administrator. Bei den Mitarbeitern, die ihre Arbeitszeit erfassen sollen, aktivieren Sie die Berechtigung “Arbeitszeit dokumentieren”

Auf der HRworks Homepage Zeiterfassung erhalten Sie weitere Informationen und Screenshots zu dieser Funktion.


Stammdatenvervollständigung
Diese Funktion hilft Ihnen dabei, die Daten Ihrer Mitarbeiter in HRworks zu verwalten.
Wählen Sie entweder im Assistenten oder in den Einstellungen, welche Daten Ihrer Mitarbeitern Sie in HRworks halten möchten.

Die Mitarbeiter erhalten anschließend eine Anzeige in den Stammdaten, welche Daten noch auszufüllen sind. Zusätzlich erhalten sie monatlich eine Erinnerungsmail über noch fehlende Daten.
Stammdatenvervollständigung.png
Stammdatenvervollständigung.png (149.49 KiB) 1604-mal betrachtet



(Bezug zu Admin/Personalverwaltung/Einstellungen -> Stammdatenvervollständigung)
(Bezug zu Mitarbeiter/Stammdaten/Stammdaten)


Führerscheinkontrolle
Die Führerscheinkontrolle hilft Ihnen dabei, der gesetzlichen Pflicht, die Führerscheine Ihrer Mitarbeiter in regelmäßigen Abständen zu kontrollieren, nachzukommen.
Aktivieren Sie die Funktion unter Personalverwaltung/Einstellungen und wählen Sie die Mitarbeiter aus, deren Führerscheine regelmäßig kontrolliert werden sollen.
Damit die Mitarbeiter ihre Führerscheine in HRworks hochladen können, muss bei diesen die Berechtigung “Muss Führerschein kontrollieren lassen” gesetzt werden.

HRworks erinnert anschließend beide Parteien im festgelegten Intervall daran, den Führerschein vorzulegen und zu kontrollieren. Hierbei kann ein aktuelles Foto des Führerscheins hochgeladen werden.
FK.png
FK.png (149.17 KiB) 1604-mal betrachtet



(Bezug zu Admin/Personalverwaltung/Einstellung)
(Bezug zu Admin/Personalverwaltung/Führerscheinkontrolle)
(Bezug zu Mitarbeiter/Personalbereich/Führerscheinkontrolle


Arbeitszeugnisse erweitert
Bei der Erstellung stehen nun größtenteils fünf statt wie bisher zwei Textvarianten in den zu bewertenden Kategorien zur Verfügung.

Nach Abschluss der Überarbeitung haben Sie die Möglichkeit, den Text auf eines Ihrer Brieflayouts zu übertragen und das Zeugnis als PDF zu erstellen.
PDF Generator.png
PDF Generator.png (104.7 KiB) 1604-mal betrachtet

Welche Brieflayouts hierbei zur Verfügung stehen, legen Sie im Ausgaben Format fest, indem Sie den gewünschten Layouts den Typ “Arbeitszeugnis” zuweisen.


(Bezug zu Admin/Person->Personalbereich/Arbeitszeugnisse)
(Bezug zu Admin/Ausgaben Format/Brieflayouts)


Onboarding erweitert
Im Onboarding Formular kann jetzt die Urlaubsbescheinigung des vorherigen Arbeitgebers hochgeladen werden. Somit können Sie direkt den richtigen Anspruch ermitteln.

Die Daten des Onboarding Formulars können über den Button “Weiterleiten” an eine beliebige Mailadresse versendet werden, um diese beispielsweise dem externen Lohnbüro zur Verfügung zu stellen.


(Bezug zu Admin/Personalverwaltung/Onboarding)


Allgemein

Mitarbeiterverzeichnis
Das Mitarbeiterverzeichnis wurde umgestaltet und zeigt nun alle Informationen einer Person auf einen Blick. Hinzugekommen ist eine Abwesenheitsanzeige, ob der Mitarbeiter heute im Büro ist.
Mitarbeiterverzeichnis.png
Mitarbeiterverzeichnis.png (64.65 KiB) 1604-mal betrachtet



(Bezug zu Mitarbeiter/Teaminformationen/Mitarbeiterverzeichnis)

Menübaum
Die Reihenfolge des Mitarbeiter-Menübaumes wurde optimiert. Die einzelnen Bereiche sind jetzt der Häufigkeit der Nutzung nach sortiert.


Detail-Aufgaben
Einige Aufgaben werden in dieser Version zu Detail-Aufgaben umgewandelt, welche nicht mehr einer einzigen Person, sondern einer Rolle zugeordnet sind.

Beispiel: Bei der Anfrage einer Urlaubskorrektur wählt der Mitarbeiter nicht mehr aus den Abwesenheitsadministratoren aus, welchen er fragen möchte, sondern stellt die Anfrage direkt.
Aus dieser Anfrage wird eine Aufgabe für die Rolle der Abwesenheitsadministratoren, welche von allen Personen bearbeitet werden kann, die diese Rolle haben und für die Organisationseinheit der Person zuständig sind.
Sobald ein Administrator die Aufgabe erledigt, verschwindet sie auch bei allen anderen.

Betroffene Aufgaben
-Änderungen von Adressen
-Änderungen von Bankdaten
-Arbeitszeugnisanfragen
-Erinnerungen nach dem Konvertieren von Personen


(Bezug zu Eingang/Zu erledigen)
(Bezug zu Admin/Detail-Aufgaben)
(Bezug zu Vorgesetzter/Detail-Aufgaben)


Erhöhte Sicherheit bei sensiblen Masken
Um sensible Bereiche noch besser zu schützen, wird von Benutzern eine erneute Passworteingabe verlangt, wenn die letzte Passworteingabe bereits 1 Stunde zurück liegt.

Als sensibler Bereich zählt aktuell:
- Gutscheine


Mietrechnung per Mail
Die Rechnung über die monatliche Mietgebühr, welche bisher nur in HRworks abgerufen werden konnte, befindet sich nun zusätzlich als PDF Datei im Anhang der Mail.
Die Mailadresse, an welche diese gesendet wird, können Sie in den Firmendaten einsehen und ändern.


(Bezug zu Admin/Grundlagen/Firmendaten)


Reisekosten
Archiv der elektronischen Belege beim Export
Bei der Erstellung des Finanzbuchhaltungsexportes ist es jetzt möglich, ein zusätzliches ZIP Archiv generieren zu lassen. Dieses enthält pro exportierter Reise ein PDF mit dem Kostenbericht und den elektronischen Belegen.
Diese können anschließend in externe Archivierungssysteme übertragen und mit der Finanzbuchhaltung verknüpft werden.

Um das Archiv generieren zu lassen, wählen Sie Ihren Export und aktivieren Sie in der Registerkarte “Bericht” den Haken “Zusätzlich Kostenbericht mit elektronischen Belegen für alle Reisen als Archiv erstellen”


(Bezug zu Admin/Reisekostenabrechnung/Berichte)


Abwesenheiten
Mail über abwesende Teamkollegen
Jede Person erhält die Möglichkeit, in ihren Maileinstellungen festzulegen, ob sie über Abwesenheiten ihrer Kollegen/Mitarbeiter informiert werden möchte. Hierbei kann auch gewählt werden, wie lange die Abwesenheit dauern muss, um relevant zu sein.


Anschließend erhält die Person einige Tage vor Beginn der Abwesenheit eine entsprechende Infomail.
Wie viele Tage dies sind, kann unter Grundlagen/Mails eingestellt werden.
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Abwesenheitsinfo.png (23.14 KiB) 1604-mal betrachtet


Hierbei werden nur Abwesenheiten berücksichtigt, die die jeweiligen Personen durch die Öffentlichkeits-Einstellungen in den Kalendern sehen können.


(Bezug zu Mitarbeiter/Stammdaten/Maileinstellungen)
(Bezug zu Admin/Grundlagen/Mails)


42 Tage Lohnfortzahlungsübersicht
Krankmeldungen der Mitarbeiter können jetzt Krankengeldfällen zugewiesen werden, um Folgekrankheiten besser überblicken zu können. HRworks informiert Sie darüber, wenn eine neue Krankmeldung dazu führt, dass ein bestehender Krankengeldfall die 42 Tage der Lohnfortzahlung überschreitet.
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42 Tage.png (75.21 KiB) 1604-mal betrachtet



(Bezug zu Admin/Krankmeldungen/Krankheitsübersicht)
(Bezug zu Admin/Krankmeldungen/Lohnfortzahlungsübersicht)


Web App
Eingeloggt bleiben
Haben Sie die 2-Faktor-Authentifizierung aktiviert, können Mitarbeiter dauerhaft auf mobilen Geräten eingeloggt bleiben.
Diese Funktion kann in den Sicherheitsgrundlagen erlaubt werden. Anschließend ist beim Login ein entsprechender Haken verfügbar. Ist dieser gesetzt, gelangt der Mitarbeiter bei zukünftigen Aufrufen von HRworks direkt in das System, ohne sein Passwort eingeben zu müssen.
Eingeloggt bleiben.png
Eingeloggt bleiben.png (20.3 KiB) 1604-mal betrachtet



(Bezug zu Admin/Sicherheit/Sicherheitsgrundlagen -> Zwei-Faktor-Authentifizierung Einstellungen)


Favoriten
In der Web App ist es nun ebenfalls möglich, Menüs als Favorit zu markieren. Diese sind anschließend über das Stern Symbol oben rechts erreichbar.
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Favoriten.png (13.13 KiB) 1591-mal betrachtet



Fehlerbehebung
Es wurde ein Fehler behoben, der dazu führte, dass Mitarbeiter, welche nicht die Rolle “Reisender” besitzen, keine Lernvideos sehen konnten.
Mit freundlichen Grüßen aus Freiburg

Dennis Wörner

HRworks GmbH
Konrad-Goldmann-Str. 5 b
D-79100 Freiburg
Hotline: 09001-4796757 2,38 Euro/Minute
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